Med mange deltidsansatte og drift både dagtid, ettermiddag og kveld, var kommunikasjon en utfordring for Cafe Magenta. Daglig leder Merethe Maurland lette etter en løsning i flere år, og brikkene falt på plass da hun fant Infohub.
— Jeg har lett etter en løsning for intern kommunikasjon som er lett for alle å forstå, og alltid endt opp med å forkaste prosjektet fordi det har blitt for komplisert.
Kafeen bruker Planday for vaktplanlegging og som stemplingsur, men løsningen fungerte ikke godt nok for internkommunikasjon.
— I Planday kan jeg legge ut enkle beskjeder, men det ble veldig «ovenfra og ned», og appen er for komplisert. Det fungerte rett og slett ikke godt nok.
For Maurland ble det derfor avgjørende å finne en løsning som ansatte faktisk tok i bruk.
Kulturkafeen i Gamlebyen i Fredrikstad har 30 ansatte. Den yngste er 15 år, og den eldste 67.
— Mange tenker kanskje at unge ansatte automatisk er tekniske, men det stemmer ikke helt. De kan appene de er opptatt av, men de setter seg ikke nødvendigvis inn i det vi innfører på jobb. Derfor må løsningen være intuitiv. De må skjønne den med en gang.
Da Maurland kom over Infohub, så hun raskt at løsningen kunne passe, men ønsket å teste den skikkelig før hun bestemte seg.
— Infohub er enkelt og intuitivt. Alle forstår hvordan det fungerer. Men jeg ville likevel teste det skikkelig og involvere de ansatte.
Alle kafeens ansatte ble invitert med i prøveperioden, og tilbakemeldingene kom raskt.
«Alle var begeistret for Infohub, fra ung til gammel. Etter prøveperioden var jeg ikke i tvil. Infohub var akkurat det vi trengte!»
I en kafé med kjøkken, servering, catering, arrangementer, konserter og bar er det mye informasjon som skal deles, og den endrer seg ofte. Enten det gjelder menyer, allergener, rutiner, beskrivelser, ukens rett eller månedens suppe, så er det viktig at alle ansatte er informert.
En av de uventede effektene av Infohub er at de ukentlige personalmøtene har blitt bedre. Informasjon går ut til både kjøkken og servering gjennom hele uken, og med lesebekreftelse er ledelsen trygg på at alle har fått det med seg.
«Før Infohub brukte vi altfor mye tid på detaljer i personalmøtene. Nå kan vi heller bruke tiden når alle er samlet fysisk, på viktigere ting.»
Med drift på både dagtid, ettermiddag og kveld, kan det være ansatte som sjelden ser hverandre. Med Infohub har Cafe Magenta fått en felles kanal som binder skiftene tettere sammen.
— Etter at vi fikk Infohub, får alle ansatte de samme beskjedene. Det gjør at overgangen fra kafe på dagtid til konsert og bar på kvelden går mye bedre.
Maurland forteller også om at hun nettopp har ansatt en ny oppvaskhjelp.
— Hun følger med på innleggene i Infohub, og jeg ser at hun er interessert. Det gjør at hun blir kjent med driften vår og kollegaene sine, og får en helt annen opplevelse som nyansatt.
For Maurland er dette noe av det viktigste: at bedre kommunikasjon ikke bare handler om informasjon, men om å skape mer tilhørighet og bedre flyt i hverdagen.
«Infohub har gitt oss bedre kommunikasjon. Det gir bedre flyt, mer tilhørighet og rett og slett en bedre arbeidsplass.»
Om Cafe Magenta
Cafe Magenta er en kulturkafé i Gamlebyen i Fredrikstad, med 30 ansatte fordelt på kjøkken, servering, catering, arrangementer, konserter og bar. Kafeen har drift både dagtid, ettermiddag og kveld, og de ansatte er i alderen 15 til 67 år.
