Landets største anleggsgartner- og landskapsentreprenør hadde behov for en effektiv kanal for internkommunikasjon. Etter å ha undersøkt flere alternativer, falt valget på Infohub.
"Det er som en drøm å få ut nyheter nå, og det er godt å vite at vi når ut i hele linja."
Svanhild Blakstad startet som kommunikasjons- og markedsansvarlig i Agaia august 2023. Nå er hun kommunikasjonssjef.
– Et av spørsmålene jeg hadde på jobbintervjuet var hvilken kanal Agaia benyttet for internkommunikasjon.
Svaret var at selskapet benyttet en mix av e-post, Sharepoint og Teams, men at de ikke hadde en egnet kanal som effektivt nådde ut til alle ansatte, spesielt de som jobber ute i drift.
– Behovet for en egen kanal har nok vært der en stund, men så har det blitt viktigere og viktigere etterhvert som selskapet har vokst.
En prosjektgruppe ble etablert, og arbeidet med å kartlegge alternativer ble satt i gang. Ulike løsninger ble vurdert, men ingen passet helt.
– Det var IT-ansvarlig hos oss som foreslo Infohub, siden han kjente til dem fra et tidligere prosjekt i et annet selskap.
Agaia benytter Simployer som sitt HRM-system, og for å gjøre onboarding og offboarding av brukere så enkelt som mulig, var det ønskelig med en integrasjon.
– Siden vi jobber med uterom har vi høysesong i vår- og sommerhalvåret. Det betyr mange nye ansatte, og derfor var det viktig for oss å unngå manuelt vedlikehold av appens brukere.
– Da vi fant ut at Infohub kunne kobles på Simployer trakk vi et lettelsens sukk - og brikkene falt på plass.
– Infohub så ut til å passe svært godt for oss. Flere kjente norske selskaper var gode referanser, blant annet fra bygg- og anleggsbransjen. Det gjorde det lettere for oss å gå videre.
Kontrakten med Infohub ble inngått 31. januar, og allerede 21. mars ble Agaias helt egen app for medarbeidere lansert.
– Da Infohub kom på banen gikk det veldig fort. All ære til dere for effektiv og ryddig prosjekthåndtering!
Blakstad tror også at organisasjonens sterke behov gjorde at prosessen internt gikk ekstra raskt.
– Vi var veldig motiverte og klare for å få en egen kommunikasjonskanal. Det bidro nok til den effektive prosessen.
Som suksessfaktor nevner hun også arbeidet internt, og at teamet som ble satt sammen ikke var for stort. Teamet bestod av Kommunikasjon, IT, HR samt Kvalitet og ESG, og hadde støtte fra ledelsen til å jobbe raskt og dra prosjektet i havn.
– For min del har dette vært et veldig lystbetont og lærerikt prosjekt. Alle var like ihuga og entusiastiske for å få dette til, og da var det veldig tilfredsstillende at lanseringen ble en kjempesuksess!
Appen ble nemlig lansert fra scenen på en ledersamling, med over 100 deltakere. Etter en kort presentasjon av appen fikk alle deltakerne SMS med link til nedlasting.
– Det var morsomt å høre det plinge i 100 telefoner samtidig da vi sendte ut meldingen. Og vipps var vi i gang!
En av funksjonene i medarbeider-appen er en egen feed der alle ansatte selv kan legge ut bilder og kommentarer.
I løpet av appens to første måneder ble det lastet opp 230 bilder. Alle bildene i artikkelen du leser nå, er tatt av selskapets egne medarbeidere og lastet opp på den åpne veggen.
– At den åpne veggen er så populær, er et tydelig tegn på at appen har slått an og skaper begeistring.
Ofte er det «skrytebilder» av prosjekter som legges ut.
– En kollega publiserer et bilde av et vakkert blomsterbed i Frognerparken. Da følger en annen i Drammen opp og viser frem noe fint de jobber med. Dette er med på å bygge stolthet over det Agaia skaper, sier Blakstad.
Den åpne veggen gjør at man blir kjent med flere kollegaer og prosjekter, og bidrar til både begeistring og motivasjon.
– Så er det både gøy og spennende for de som jobber i administrasjonen, å kunne se hva som foregår ute!
Etter norsk, er det polsk som er det vanligste morsmålet blant Agaias medarbeidere.
– Vi har en del flerspråklige ansatte, særlig har vi mange fra Polen. Å kunne inkludere dem i internkommunikasjonen har vært ekstra viktig for oss.
Appens redaktører jobber og skriver på norsk. Den enkelte ansatte kan selv velge å få innholdet oversatt.
— Vi har valgt norsk som vårt hovedspråk, med tilbud om automatisk oversettelse til polsk og engelsk. Det fungerer veldig bra.
Appen benyttes til å informere om smått og stort, for eksempel informasjon fra ledelsen, nytt fra avdelingene og sosiale arrangementer.
– Når vi har vunnet nye kontrakter er det fine nyheter å få ut i hele organisasjonen. Og når våre lærlinger har bestått fagprøven er det populært stoff.
Nyhets-feeden blir også brukt til å informere om aksjeprogram for ansatte, sosiale sammenkomster, HMS-kampanjer, bedriftsidrett og mye annet.
Det er også mulig å stille korte spørsmål i appen, som de ansatte kan svare på med ett trykk.
– Vi bruker dette til å «lodde stemningen» hvis vi planlegger aktiviteter. Da får vi respons med en gang, for eksempel om hvor mange som kunne tenke seg å løpe Holmenkollstafetten.
I tillegg kan dette også brukes til påmeldinger til aktiviteter.
– For årets sommerfest skjedde påmelding via appen. Det måtte riktignok noen purrerunder til for å få alle til å svare Ja eller Nei, men appen er helt klart mer effektiv til dette formålet enn f.eks. e-post.
Bildene i denne artikkelen kommer fra Agaia-appen, og er lastet opp av Agaias egne medarbeidere: Svanhild Blakstad, Ingrid Therese Augustin Børsting, Fredrik Ingerstuen, Thomas Lysgaard, Patryk Rogowski, Michal Ustrzycki, Tom Erik Stake, Lasse Tveten og Ksenija Pupovac.
